AI för omsorgsföretag – LSS, hemtjänst och boenden
Mindre tid vid datorn och mer hos människorna – utan att tumma på sekretessen
Jag bygger AI-stöd för omsorgsverksamheter som minskar tiden vid datorn: språkstöd när anteckningar ska skrivas, förslag till scheman, introduktion av vikarier och rutiner som går att fråga om.
Det som rör brukarna bedömer och skriver personalen. AI hjälper till med formen, inte med innehållet.
I en gruppbostad, en hemtjänstgrupp eller ett boende är tiden vid datorn tid borta från människorna man är där för. Anteckningar ska skrivas efter passet, schemat ska gå ihop när någon är sjuk, och vikarien som börjar i morgon behöver veta var rutinerna finns och hur larmet fungerar.
Där kan AI avlasta. Men uppgifterna om brukarna hör till de mest skyddsvärda som finns – hälsa, funktionsnedsättning, vardagen i någons eget hem – och de gäller ofta människor som har svårt att själva bevaka sin integritet. Därför börjar varje uppdrag med var uppgifterna får finnas. Vad verktyget ska göra kommer efter det.
Var nyttan sitter
Administration som går att minska
Språkstöd i den sociala dokumentationen
Personalen skriver anteckningen med egna ord, och verktyget föreslår tydligare svenska och pekar ut ord som värderar i stället för beskriver. Socialstyrelsens föreskrifter om dokumentation (SOSFS 2014:5) kräver att handlingarna är väl strukturerade och tydligt utformade, och de allmänna råden säger att journalanteckningar bör vara kortfattade. Verktyget är upplagt för att inte lägga till några uppgifter, och därför läser den som skrev anteckningen alltid igenom den. Den som skrev anteckningen läser och godkänner den.
Scheman och omplanering
Förslag till schema utifrån bemanning, delegeringar, språkkunskaper och kontinuitet – att samma personal går till samma brukare så långt det går. När någon sjukanmäler sig kan verktyget föreslå hur luckan fylls. Samordnaren bestämmer.
Introduktion av vikarier
En assistent som svarar ur verksamhetens egna, godkända rutiner: brandrutinen, hur avvikelser rapporteras, hur dagen är upplagd, vem man ringer. Den byggs för att avböja frågor om enskilda brukare, och brukaruppgifter finns inte i dess underlag – det hör hemma i överlämningen mellan kollegor. Tekniken beskrivs på sidan om AI-kunskapsbank.
Rutiner på fler språk och lättläst svenska
Rutiner och informationsmaterial kan översättas till de språk personalgruppen behöver, och information till brukare kan skrivas om till lättläst svenska. En människa som kan språket eller känner mottagaren läser igenom innan det används.
Underlag till kvalitetsarbetet
Avidentifierade avvikelserapporter kan sammanställas så att mönster syns: tider på dygnet, typer av händelser, rutiner som inte följs. Verksamhetschefen drar slutsatserna.
Gränsen
Det AI inte ska göra i omsorgen
Skriva genomförandeplaner. Genomförandeplanen beskriver hur en beslutad insats ska genomföras för den enskilda, och enligt Socialstyrelsens allmänna råd i SOSFS 2014:5 bör det framgå om den enskilda har deltagit i planeringen. Enligt de allmänna råden bör det framgå av planen om den enskilde har deltagit i planeringen. En plan som en språkmodell har formulerat bygger på det som stod i underlaget, inte på samtalet med personen. Språkstöd i en text personalen skrivit kan fungera. Innehållet ska komma från personalen och den enskilde.
Bedöma brukare. Tolka beteenden, föreslå insatser eller göra riskbedömningar. Sådant kräver kännedom om människan och ett ansvar som inte går att lämna till ett system.
Ersätta överlämningen. Det som behöver sägas mellan två pass ska sägas mellan två människor. En assistent kan hjälpa vikarien att hitta rutinen, men inte berätta hur just den här dagen har varit.
Vara enda vägen till det akuta. Vad som gäller vid brand, larm eller ett akut sjukdomsfall ska personalen kunna utan att fråga en skärm.
Sekretess och integritet
Brukarnas uppgifter och regelverket
Uppgifter om hälsa är särskilda kategorier. I GDPR (artikel 9) är behandling av uppgifter om hälsa förbjuden om inte något av undantagen i artikeln gäller. Den som bygger ett AI-verktyg för omsorgen behöver utgå från det, inte upptäcka det efteråt. Ska sådana uppgifter behandlas i ett nytt system kan en konsekvensbedömning enligt artikel 35 krävas innan det tas i bruk.
Sekretessen följer med uppgifterna. I kommunal verksamhet gäller socialtjänstsekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (26 kap. 1 §). Den som arbetar i en privat verksamhet har i stället tystnadsplikt enligt LSS (29 §) respektive socialtjänstlagen. Att lägga in uppgifter i en extern tjänst är att lämna dem till någon utanför verksamheten, och det ska vara utrett innan, inte efteråt.
Tjänsten och avtalen. En företagstjänst med personuppgiftsbiträdesavtal, behandling inom EU, ingen träning på verksamhetens material och åtkomst efter roll. Det känsligaste kan köras på en egen server i stället, och den avvägningen beskrivs på sidan om lokal AI. Är ni utförare åt en kommun kan avtalet med kommunen dessutom ha egna villkor om personuppgifter och underleverantörer.
Tillsynen. IVO har tillsyn över socialtjänst och verksamhet enligt LSS. Ett AI-verktyg ändrar inte vilka krav som gäller på dokumentationen, och det är ett skäl till att det ska gå att se hur en text har kommit till och vem som har godkänt den.
Uppgifterna beskriver läget i november 2026. Den nya socialtjänstlagen (2025:400) gäller sedan den 1 juli 2025, och Socialstyrelsen har ändrat sina föreskrifter efter den, så kontrollera alltid aktuell lydelse. Det här är ingen juridisk rådgivning. Mer om grunderna står på sidan om AI och GDPR.
Upplägget
Börja där det inte finns brukaruppgifter
Ett första möte utan kostnad. Med verksamhetschefen och gärna med någon som arbetar på golvet. Vi går igenom var tiden försvinner och om AI är rätt svar – ibland är det inte det.
Ett första flöde utan känsliga uppgifter. Introduktionen av vikarier, rutinerna på fler språk eller schemats ramar. Verksamheten får pröva hur AI fungerar i vardagen innan något rör uppgifter om brukarna. Priset är fast och bestämt i förväg.
Utredning före nästa steg. Ska verktyget hantera uppgifter om enskilda görs avtalsgenomgången och konsekvensbedömningen först, tillsammans med den som ansvarar för dataskyddet hos er.
Utbildning som går att få in i schemat. Personal som arbetar skift är sällan på plats samtidigt, så genomgången läggs upp i kortare pass för olika arbetslag.
Ärligt
När det inte passar
När verksamhetssystemet redan gör det. Har systemet ni använder för dokumentation och schema de funktioner som behövs är det där tiden ska läggas, på att lära sig dem ordentligt.
När rutinerna inte finns nedskrivna. En assistent kan bara svara ur det som finns. Första steget är då att skriva rutinerna, och där kan AI hjälpa till med utkasten.
När det egentliga problemet är bemanningen. AI kan korta tiden vid datorn. Den kan inte vara en extra person i rummet när två brukare behöver stöd samtidigt.
När ingen kan äga verktyget. Någon behöver ansvara för att rutinerna i det är aktuella och att det används som det är tänkt. Finns ingen sådan person blir verktyget snabbt inaktuellt.
Bakgrund
Vem som står bakom
Jag är AI-konsult och föreläsare, inte socionom och inte jurist. Det jag bidrar med är hur AI-system byggs så att de håller i drift och går att granska. Kunskapen om brukarna och om arbetet har ni.
Jag föreläser också för personal i gruppbostäder, daglig verksamhet och boendestöd om NPF och bemötande – det står mer om det på sidan om föreläsningen för LSS-personal. Alla AI-tjänster finns samlade under AI-konsult.
Glänne & Söner har sin bas i Lindesberg. Uppdrag tar jag i hela landet, på plats eller på distans.
Det kan gå, men det är det sista steget och inte det första. Uppgifter om hälsa och funktionsnedsättning är särskilda kategorier av personuppgifter i GDPR, och dessutom gäller socialtjänstsekretess eller tystnadsplikt.
Det kräver en tjänst med personuppgiftsbiträdesavtal och känd behandlingsplats, behörigheter efter roll och en utredning innan verktyget tas i bruk. Mycket av nyttan går att få utan brukaruppgifter alls.
Kan AI skriva genomförandeplaner?
Nej, och jag bygger inte verktyg som gör det. En genomförandeplan beskriver hur en beslutad insats ska genomföras för en enskild, och den bygger på samtal med personen själv och på personalens kännedom om hen.
Det AI kan göra är att hjälpa den som skrivit en text att få den tydligare. Innehållet står personalen för.
Kan AI hjälpa personal som skriver på sitt andraspråk?
Ja, det är ett av de områden där nyttan syns snabbast. Den som skrivit en anteckning kan få förslag på tydligare formuleringar och påpekanden om ord som värderar i stället för beskriver.
Verktyget är upplagt för att inte lägga till något som inte stod där, och den som skrev anteckningen läser och godkänner den.
Fungerar det med vårt verksamhetssystem?
Det beror på systemet och på vad leverantören tillåter. Flera verksamhetssystem har egna funktioner för schema och dokumentation, och räcker de ska de användas. Vad som går att koppla ihop kontrollerar jag innan ni får en offert.
Vad kostar det?
Det beror på vilket moment som ska avlastas och hur känsliga uppgifterna är. Ni får en fast offert efter ett första kostnadsfritt möte, innan något byggs.
Vad tar mest tid från brukarna hos er?
Berätta var administrationen äter tid i verksamheten, så tittar vi på vad som går att avlasta utan att röra brukarnas uppgifter först. Mötet är kostnadsfritt, och en offert har ett fast pris.
